近年、高度情報化に伴う個人情報保護の重要性への社会の関心は高まっており、すべてのお客様・従業員からお預かりした個人情報を保護することは、トータルメーリング事業を営む当社の社会的責務であると考えます。当社は以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進することを宣言致します。

1. 業務で利用する個人情報は、取得に際してその利用目的をできる限り特定し、取得させていただくご本人様に提示致します。取得後は、取得時に提示した利用目的の範囲内でのみ利用することを確実にするため、従業員の教育を徹底致します。
2. 個人情報保護法及び当社の事業領域に関連のある全ての国が定める指針その他の規範などを遵守し、JIS Q 15001:2023（個人情報保護マネジメントシステム）に規定される管理策を全社的に適用し管理を徹底します。
3. 取り扱う個人情報に関するリスクを分析及び認識し、個人情報の漏洩、滅失及び毀損の防止を行います。また、これらの事態が発生するリスクを察知した際には、迅速な是正処置を講じる体制を構築･維持いたします。
4. 個人情報を取得させていただくご本人様のご意見及び苦情については、取得時に提示する書面、当社HP等に苦情及び相談の窓口を明示し、迅速な対応が可能なよう体制を構築運用いたします。 本方針を頂点として策定するPMSについては、ネットワーク技術動向、個人情報保護に関する社会情勢及び個人情報を取得させていただく皆様から寄せられるご意見、苦情などの内容を十分考慮し、その水準を継続的に改善してまいります。
5. 本方針の理念は、トータルメーリング業務で委託された個人情報並びに当社の社員及び採用応募者の個人情報など、上記トータルメーリング事業に関連する個人情報以外の全ての個人情報に関しても適用します。

制定：2005年3月1日
改訂：2024年12月1日
株式会社メーリングジャパン
代表取締役　藤原　雄一

個人情報の外部伝達

本方針は全社員に周知させるとともに、当社ホームページ上に公表する。
※個人情報に関するお問い合わせは下記「個人情報問い合わせ窓口」までお願いします。

個人情報に関する苦情・問合せ窓口
連絡先　Tel:022-231-3677
Fax:022-231-3681
E-mail:info@mailingjapan.co.jp

個人情報保護管理者について

弊社の個人情報保護管理者に関しましては、下記の通りです。
個人情報保護管理者＝個人情報管理責任者（代表取締役　藤原　雄一）
TEL:022-231-3677　FAX:022-231-3681

当社が保有する個人情報の利用目的について

受託業務において取扱いを委託される個人情報の利用目的

• ダイレクトメールの発送
• 発送用ラベルの出力、宛名ダイレクト印字
• 景品等の発送用送り状の作成
• 物流加工、梱包発送業務のため

当社がご本人から直接取得する個人情報の利用目的

【従業員、退職者及びその扶養親族の個人情報】

• 業務上の連絡、勤怠管理、給与の支払い、人員の配置、評価、能力開発、福利厚生、安全衛生等の労務管理の他、法令等に定められた義務の履行
• 社内規定に定められた各種手続きの受理、履行、管理
• 官公庁、参加団体等への届出、報告
• 社内報等配付物の送付、非常時の連絡

【採用応募者の個人情報】

• 採用応募の受付、採否の検討及び決定
• 当社の会社情報、採用情報、採否その他情報の提供及び連絡

【その他、当社が直接取得する個人情報】

• お取引先との連絡、協力、交渉、契約等及びそれらに付随する業務
• お問い合わせへの対応、連絡
• 資料請求等への対応
• 入退管理（当社施設への入退の際にご記入いただいた個人情報）
• 施設内の防犯、防災及び事件・事故発生時における原因究明（監視カメラの映像）

個人情報を第三者へ提供することの制限について

当社は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめご本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しないものとします。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
• 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して、協力する必要がある場合であって本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

協力会社等への委託について

利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の外部委託が必要な場合は、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

その他注意事項

開示対象個人情報の利用停止もしくは消去、第三者提供の停止をご請求された結果、対応するサービス等はご利用頂けなくなりますのでご了承下さい。

保有個人データの取扱いについて

　当社が保有個人データに関して、ご本人は利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止、及び第三者への提供に関する記録の開示（以下、「開示等」という。）を求めることができます。当社では下記のとおり、保有個人データの開示等の求めに対応いたします。

個人情報の開示等のご請求について

ご本人さまからご自身に関する情報について開示等のお申し出があった場合は、請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで速やかに対応します。

1. ご請求方法

   個人情報に関する開示等のご請求は、当社所定の申請書に必要事項をご記入いただき、ご本人確認用の必要書類を添付の上、下記宛にご郵送ください。 ※利用目的の通知、又は開示をご請求いただく場合は、通知にかかる手数料を申し受けます。
   ご請求の際に500円分の郵便切手を同封してください。書面以外の方法による回答をご希望の場合は手数料は頂きません｡その場合は申請書に希望回答方法をご記入ください｡

   【ご請求先】
   〒984-0015　宮城県仙台市若林区卸町3-3-19
   株式会社メーリングジャパン「個人情報苦情・相談窓口」　宛

2. ご提出いただく書類

   【ご本人が開示等のご請求を行う場合】
   下記申請書(1)をダウンロードしていただき、必要事項をご記入の上、(2)本人確認書類のA+Bを同封し、上記宛にご郵送ください。

   1. 申請書
      個人情報開示等請求書
   2. 本人確認書類
      1. 下記のうちいずれか1点のコピー
         • 運転免許証（本籍が記載されている場合は、黒のマジック等で塗りつぶしてください）
         • 健康保険被保険者証
         • パスポート
         • 個人番号カード（表面のみ。個人番号が記載された面はコピーしないでください）
      2. 下記のうちいずれか1点
         • 住民票の写し
         • 外国人登録原票の写し
   3. 代理人によるご請求の場合
      開示等のご請求をされる方が未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、上記申請書(1)と開示等の求めを行う本人の(2)本人確認書類のA+Bに加え、下記の書類(3)①のA+B及び(3)②をご同封ください。

      ① 代理人本人を確認するための書類

      1. 下記のうちいずれか1点のコピー
         • 運転免許証（本籍が記載されている場合は、黒のマジック等で塗りつぶしてください）
         • 健康保険被保険者証
         • パスポート
         • 個人番号カード（表面のみ。個人番号が記載された面はコピーしないでください）
      2. 下記のうちいずれか1点
         • 住民票の写し
         • 外国人登録原票の写し

      ② 代理人を証明する書類

      　＜法定代理人の場合＞（下記のうちいずれか1点）
      • 戸籍謄本
      • 住民票
      • 成年後見人、保佐人又は補助人登記の登記事項証明書
      　＜委任による代理人の場合＞（下記の2点）
      • 委任状（委任者本人の署名捺印のあるもの）
      • 委任状に捺印された委任者本人の印鑑登録証明書
   4. 当社からの回答方法
      上記申請書(1)に記載された住所宛に書面にてご回答いたします。
   5. 開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的
      開示等のご請求に伴い取得した個人情報は、開示等の作業に必要な範囲に限定して取り扱います。
   6. 開示等のご請求に応じられない場合について
      以下の場合は、開示等のご請求に応じることができない場合がございますので、予めご了承ください。なお、その場合は、その旨、理由を付記してご通知いたします。
      • 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
      • 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
      • 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
      • 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
      • 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
      • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      • 他の法令等に違反することとなる場合
      • 所定の書類等に不備があり、不備の訂正をお願いしても訂正がされない場合
      • 保有個人データに該当しない場合（取引先企業から委託された個人情報等）
      • ご本人からの請求であることが確認できない場合
   7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

      ① 基本方針の策定

      • 個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」，「問い合わせ及び苦情処理の窓口」等についての「個人情報保護方針」を策定

      ② 個人データの取扱いに係る規律の整備

      • 取得，利用，保存，提供，削除・廃棄等に段階ごとに，取得方法，責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定

      ③ 組織的安全管理措置

      • 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに，個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し，法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
      • 個人情報の取扱状況について，定期的に自己点検を実施するとともに，他部門や外部の者による監査を実施

      ④ 人的安全管理措置

      • 個人情報の取扱いに関する留意事項について，従業者に定期的な研修を実施
      • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

      ⑤ 物理的安全管理措置

      • 個人情報を取り扱う区域において，従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに，権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止するための措置を実施
      • 個人情報を取り扱う機器，電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに，事業所内の移動を含め，当該機器，電子媒体等を持ち運ぶ場合，容易に個人情報が判明しないよう措置を実施

      ⑥ 技術的安全管理措置

      • アクセス制御を実施して，担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
      • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

      ⑦ 外的環境の把握

      • 個人情報を保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

当社が保有する保有個人データの利用目的

1. 従業員、退職者及びその扶養親族の個人情報
   • 業務上の連絡、勤怠管理、給与の支払い、人員の配置、評価、能力開発、福利厚生、安全衛生等の労務管理の他、法令等に定められた義務の履行
   • 社内規定に定められた各種手続きの受理、履行、管理
   • 官公庁、参加団体等への届出、報告
   • 社内報等配付物の送付、非常時の連絡
2. 採用応募者の個人情報
   • 採用応募の受付、採否の検討及び決定
   • 当社の会社情報、採用情報、採否その他情報の提供及び連絡
3. その他、当社が直接取得する個人情報
   • お取引先との連絡、協力、交渉、契約等及びそれらに付随する業務
   • お問い合わせへの対応、連絡
   • 資料請求等への対応
   • 入退管理（当社施設への入退の際にご記入いただいた個人情報）